« Position de l’ONSS et du SPF Finances : Le travailleur peut bénéficier d’une indemnité nette d’impôts jusqu’à 184,31 € compensant ses frais liés au télétravail. En outre, les remboursements par l’employeur de fournitures de travail raisonnables et nécessaires achetées par le travailleur seront nets d’impôts et cumulables avec cette indemnité s’ils sont justifiés ».
La nouvelle convention collective du travail n° 149 du 26.01.2021 a enfin imposé un accord avec le travailleur quant aux coûts engendrés par le télétravail.
Il est utile de savoir tant pour le travailleur que l’employeur quels remboursements/indemnités sont taxés ou non.
Le SPF Finances a publié à cet égard une circulaire (2021/C/20) comportant des directives détaillées.
L’ONSS a décidé de la suivre complètement : «lorsqu’il y a un doute sur la question de savoir si quelque chose doit ou ne doit pas être considéré comme rémunération en cas de remboursement de frais dont on pense qu’ils sont à charge de l’employeur, on renvoie en première instance à cette circulaire».
Cette circulaire devient donc la référence. Voici en résumé ses enseignements qui nous semblent essentiels :
A. Les indemnités suivantes nettes d’impôts (cumulables) peuvent être octroyées au travailleur :
- Une indemnité forfaitaire mensuelle nette en remboursement de frais de bureau de 129,448 € (144,31 € à partir du mois d’avril) pour les travailleurs à temps plein et temps partiel seulement s’ils travaillent au moins l’équivalent d’une journée de travail par semaine à la maison.
Cette indemnité compense tous les frais de bureau définis comme : « tous les frais qui doivent être engagés couramment pour pouvoir exercer une activité professionnelle de manière normale ». Par exemple :- l’usage d’un espace de bureau dans le logement du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace);
- les fournitures informatiques et d’impression (ne sont pas visés ici l’imprimante et l’ordinateur eux-mêmes, mais par exemple le papier, une clé USB, un tapis de souris, de l’encre, etc.);
- les fournitures de bureau (dossiers, blocs de cours, stylos à bille, etc.);
- les fournitures de base telles que l’eau, l’électricité et le chauffage;
- les frais d’entretien;
- les frais d’assurance;
- le précompte immobilier;
- le café, l’eau, les rafraîchissements.
- Une indemnité forfaitaire mensuelle nette de 20 € pour l’utilisation à des fins professionnelles d’une connexion et d’un abonnement internet privés.
- Une indemnité forfaitaire mensuelle nette de 20 € pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé avec périphériques OU de 10,00 EUR maximum /mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnel, sans ordinateur privé
B. Les remboursements nets d’impôts (non considérés comme de la rémunération) de l’achat par le travailleur de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique « nécessaires pour exercer l’activité professionnelle à domicile de manière normale ».
Ceci peut se cumuler avec les indemnités visées ci-dessous. On vise limitativement :
- un siège de bureau;
- une table de bureau;
- une armoire de bureau;
- une lampe de bureau fonctionnelle;
- un deuxième écran d’ordinateur;
- une imprimante et/ou un scanner;
- un clavier;
- une souris, une souris de pied, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de commande (trackball);
- un casque téléphonique;
- un appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour pouvoir travailler aisément avec un pc.
C. Mise en garde
La circulaire met bien en garde qu’il n’y a pas lieu d’exagérer. Voici nos conseils :
- L’employeur doit garder toutes les pièces justificatives réelles de remboursement des achats nécessaires du travailleur pour pouvoir cumuler ce remboursement avec l’octroi des indemnités forfaitaires visées ci-dessus ;
- Les durées normales d’utilisation des instruments doivent être prises en compte (on ne peut pas « offrir » au travailleur quatre lampes de bureau sur le mois). Le SPF donne à titre indicatif :
- siège de bureau 10 ans;
- table de bureau : 10 ans;
- armoire de bureau : 10 ans;
- lampe de bureau : 5 ans;
- deuxième écran d’ordinateur : 3 ans;
- imprimante et/ou scanner : 3 ans;
- autre périphérique : 3 ans
- Les dépenses privées constituent des avantages rémunératoires taxables. Le SPF donne comme exemples « le remboursement d’investissements effectués dans l’habitation du travailleur, tels que le placement de portes ou cloisons, les aménagements de luxe et tout mobilier qui devient immeuble par destination parce qu’ils sont incorporés ou fixés au mur ou au sol ».
- Le SPF n’est pas dupe, il y a lieu de rester raisonnable et se référer à du matériel « normal » de bureau : « des écrans d’ordinateur extra-larges qui sont plutôt destinés à être utilisés pour des films ou des jeux informatiques, mais qui sont également utilisés pour le télétravail, une lampe de bureau design coûteuse, des sièges de bureau très chers, etc » constituent des avantages rémunératoires et seront taxés.
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